Σε μία εποχή που όλα είναι προγραμματισμένα στο… νανοδευτερόλεπτο, ίσως υπάρχουν μερικές συνήθειες που εσείς ή οι συνεργάτες σας πρέπει να εγκαταλείψετε γιατί χάνετε πολύτιμο χρόνο, ή τέλος πάντων σας κάνουν κακό στη δουλειά με τον έναν ή τον άλλο τρόπο.
Μία από τις πιο διαδεδομένες συνήθειες στον εργασιακό χώρο είναι η καθημερινή συμπλήρωση της λίστας των “to do”, των πραγμάτων δηλαδή που πρέπει να γίνουν μέσα στην ημέρα. Όμως, προσοχή πρέπει να δώσετε και σε μία άλλη λίστα, αυτή με τα «not to do». Είναι το ίδιο πραγματική με την λίστα των «to do» και είναι σχεδιασμένη για να ενισχύει την παραγωγικότητα, αναγνωρίζοντας και σημειώνοντας τα πράγματα που σας τρώνε χρόνο και ενέργεια.
Στο τέλος της ημέρας όλα γίνονται για να εργαζόμαστε με πιο αποτελεσματικό, δημιουργικό και, γιατί όχι, έξυπνο τρόπο. Να θυμάστε όμως ότι οι συμβουλές που ακολουθούν για το πως θα κόψετε ανούσιες και χρονικά άχρηστες συνήθειες δεν ισχύουν για όλους.
Κακή συνήθεια #10: Κάνετε θόρυβο
Η διάταξη πολλών γραφείων σε ανοιχτούς και ενιαίους χώρους είναι μόδα σήμερα. Στους συγκεκριμένους χώρους οι θορυβώδεις συνάδελφοι έχουν μετατραπεί σε ένα από τα πιο ενοχλητικά φαινόμενα στον κόσμο των επιχειρήσεων. Σε κάποιους αρέσει η κίνηση και η φασαρία ενός πολυσύχναστου χώρου και δεν τους ενοχλεί η οχλαγωγία, όμως άλλοι προτιμούν την ησυχία για να συγκεντρωθούν.
Το συμπέρασμα είναι ότι όλοι πρέπει να δουλέψουμε μαζί, σ’ένα μικρό χώρο, κατά συνέπεια ένα ήσυχο εργασιακό περιβάλλον όπου όλοι νιώθουν άνετα είναι απαραίτητο για να είστε παραγωγικοί. Επίσης, έχετε κατά νου ότι όταν κάποιος μιλάει στο τηλέφωνο με πελάτες ή για να κλείσει μία πώληση όλη η φασαρία του χώρου ακούγεται στην άλλη άκρη της γραμμής. Δεν υπάρχει τίποτα πιο δύσκολο από το να προσπαθείς να μιλήσεις με κάποιον σοβαρά στο τηλέφωνο και από πίσω να ακούγεται, για παράδειγμα, ένας όχλος να τραγουδάει το «Happy Birthday». Μηδενίζει την ικανότητα συγκέντρωσης και μπορεί επίσης να καταστρέψει τη σχέση σας με τον πελάτη.
Πώς να το αλλάξετε:
Αν είστε ο ιδιοκτήτης ενός πρακτορείου, εσείς ορίζετε τους κανόνες, έτσι δεν είναι; Πρέπει να δίνετε το παράδειγμα. Αν είστε ένας από τους πολλούς εργαζόμενους σ’ έναν χώρο, μιλήστε ευγενικά και με επαγγελματισμό στους διπλανούς σας. Ίσως δεν καταλαβαίνουν πόσο θόρυβο κάνουν ή πως σας τρελαίνει όταν παίζουν με το στυλό. Πείτε τους κάτι όπως «ακούγονται όλα όσα λέτε». Αν αυτό σας κάνει να αισθάνεστε άβολα, μιλήστε στον υπεύθυνο. Μη «δώσετε» το συνάδελφό σας, αλλά πείτε ότι δεν δυσκολεύεστε να συγκεντρωθείτε γιατί έχει φασαρία και προτείνετε στον διευθυντή σας να μιλήσει στην ομάδα για το συγκεκριμένο ζήτημα, να στείλει ένα e-mail ή να σας αλλάξει θέση.Αν είστε εσείς ο… φταίχτης, ρωτήστε τους συναδέλφους σας τη γνώμη τους για τον θόρυβο που υπάρχει στο γραφείο.
Κακή συνήθεια #9: Γκρινιάζετε συνεχώς
Σίγουρα θα έχετε κάποια στιγμή συνεργαστεί με κάποιον που σας θυμίζει τον Γκρινιάρη που πρωταγωνιστούσε στα Στρουμφάκια, ή μπορεί να είστε εσείς αυτός. Σε κάθε περίπτωση, το να παραπονιέστε όλη την ώρα δεν έχει νόημα. Αντιθέτως! Δημιουργεί περιττή ένταση και αφήνει πικρή γεύση σε όλους.
Όμως, αν βρίσκεστε στην αντίπερα όχθη, να είστε προσεχτικοί. Συνήθως το να μιλάμε με τους συναδέλφους μας και να μοιραζόμαστε τις ανησυχίες μας, μας φέρνει πιο κοντά, όμως ο «αιώνιος γκρινιάρης» δεν αναζητά μία τέτοια εμπειρία και μπορεί να είναι παγίδα. Να είστε προσεχτικοί σε ότι αφορά στην αντίδρασή σας και στο τι λέτε στον «αιώνιο γκρινιάρη», γιατί μπορεί να σας γυρίσει μπούμερανγκ. Οι παραπονιάρηδες θα παραπονούνται, είναι στη φύση τους. Ακόμη μία αρνητική συνέπεια του να είστε ο έμπιστος του «αιώνιου γκρινιάρη» είναι ότι σας… ρουφάει τον χρόνο και την ενέργεια.
Πώς να το αλλάξετε:
Μπορείτε να αναγνωρίσετε το πότε θα… χτυπήσει ο γκρινιάρης. Η ανησυχία του μπορεί να είναι βάσιμη. Όμως αν έχετε αρχίσει να αναγνωρίζετε τα «πατήματά» τους και βλέπετε ότι έρχονται στο χώρο σας για να παραπονεθούν χωρίς ιδιαίτερο λόγο, απλά για να το κάνουν, σταματήστε τους λέγοντας, «συγγνώμη αλλά αλήθεια είμαι πολύ απασχολημένος/η σήμερα. Μπορούμε να τα πούμε αργότερα;» ή αλλάξτε θέμα κάπως έτσι: «ας μιλήσουμε για κάτι άλλο». Αν ο αιώνιος παραπονιάρης έχει κάτι συγκεκριμένο να συζητήσει και το έχετε αντιμετωπίσει στο παρελθόν, πείτε του πως βρήκατε λύση. Σε αυτή την περίπτωση, προτείνετε να το πουν στο αφεντικό τους.
Κακή συνήθεια #8: Άσκοπα meetings
Αλήθεια είμαστε αναγκασμένοι να προγραμματίζουμε μία σύσκεψη για να συζητήσουμε κάτι που θα μπορούσε να αποφασιστεί μέσω ενός e-mail; Πόσο σημαντικό είναι το θέμα της συζήτησης; Πρέπει να εξηγηθεί οπτικά; Τα meetings μπορούν να γίνουν ο όλεθρος της ύπαρξης πολλών εργαζόμενων, αλλά δεν θα έπρεπε να είναι έτσι. Ανάλογα με τη φύση του θέματος υπό συζήτηση, μπορείτε να αποφύγετε μία σύσκεψη με ένα σύντομο τηλεφώνημα ή e-mail.
Τι να κάνετε:
Αν είστε αυτός που οργανώνει τη συνάντηση, σιγουρευτείτε ότι είναι ξεκάθαρη η ώρα εκκίνησης και λήξης, ότι έχει θεματολογία και μην ξεφύγετε από αυτά. Αν προκύψουν έξτρα ζητήματα, σημειώστε τα και συζητήστε τα στο τέλος της συνάντησης. Ή μπορείτε να απαντήσετε σε ερωτήσεις που βγαίνουν από τη συζήτηση, αν επιθυμείτε μία πιο χαλαρή μέθοδο. Όπως και να’ χει, μείνετε στα επείγοντα σημεία και οδηγήστε τον διάλογο στη σωστή κατεύθυνση, έτσι ώστε και να αντιμετωπιστούν όλα τα ζητήματα και να μην χαθεί χρόνος σε ανούσιες κουβέντες και κενά σιγής.
Κακή συνήθεια #7: Ζείτε με… τα emails
Εντάξει, η σοβαρότητα αυτής της κακής συνήθειας εξαρτάται από τη δουλειά σας. Μερικές φορές περιμένετε ένα email από κάποιον πολύ σημαντικό πελάτη και άλλες φορές ένα email που σχετίζεται με μια πολύ σημαντική είδηση για την εταιρεία. Όμως δεν μπορεί όλη την ώρα να περιμένετε κάτι τόσο σοβαρό. Επομένως, γιατί τσεκάρετε συνέχεια τα email σας;
Είναι μία κακή συνήθεια που πρέπει να αλλάξετε. Μεταξύ σοβαρού και αστείου, ο έλεγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εθιστικός (υπάρχουν άρθρα και μελέτες για το θέμα). Πρέπει να έχει να κάνει με το πως η τεχνολογία και τα κέντρα στιγμιαίας ικανοποίησης του εγκεφάλου μας συσχετίζονται… Επίσης, νιώθετε ότι κάνετε πολύ περισσότερη δουλειά.
Το να ανατρέχετε στα εισερχόμενα μηνύματά σας κάθε λίγα λεπτά όχι μόνο διακόπτει τον ειρμό της σκέψης σας αλλά και την ημέρα σας και τις συνήθειές σας. Παρά τις φιλότιμες προσπάθειες να πείσουμε τον εαυτό μας για το αντίθετο, η ενασχόληση με πολλά πράγματα ταυτόχρονα δεν βοήθησε ποτέ κανέναν.
Πώς να το αλλάξετε:
Προκειμένου να επικεντρωθείτε στην εργασία σας, απενεργοποιήστε τις ενημερώσεις της αλληλογραφίας – ή τουλάχιστον αντισταθείτε στην επιθυμία να τις ανοίξετε – για ορισμένο χρόνο. Αν δείτε ότι δεν μπορείτε να τα καταφέρετε, προσπαθήστε να ορίσετε συγκεκριμένες ώρες που ανοίγετε τα email σας. Ορισμένοι συστήνουν να ελέγχουμε τα email πρωί πρωί και να τα οργανώνουμε αρχίζοντας με αυτά με αυτά που πρέπει να απαντηθούν το συντομότερο δυνατό και τελειώνοντας με αυτά που μπορούν να περιμένουν. Άλλοι λένε να ορίζουμε μία συγκεκριμένη ώρα το πρωί και μία το απόγευμα για τον έλεγχο των email, αλλά ποτέ στην αρχή ή στο τέλος της ημέρας. Δείτε τις ώρες που σας βολεύουν και βρείτε μία φόρμουλα που σας ικανοποιεί. Όμως σας παρακαλώ, αντισταθείτε στην επιθυμία να ανοίξετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα κάθε φορά που ο υπολογιστής, το τάμπλετ ή το κινητό σας ενημερώνει με τον χαρακτηριστικό ήχο.
Κακή συνήθεια #6: Κοιτάζετε το τηλέφωνο την ώρα που μιλάτε με κάποιον
Hello…, εδώ είμαι!!! Το να κοιτάτε το τηλέφωνο την ώρα που είτε κάποιος σας μιλάει ή εσείς μιλάτε σε κάποιον δεν είναι μόνο αγένεια, αλλά επίσης αφαιρεί ένα πολύ σημαντικό κομμάτι της διαδικασίας οικοδόμησης μίας σχέσης που λαμβάνει χώρα κατά τη διάρκεια ενός διαλόγου: την προσοχή σας.
Όμως, από την άλλη, αν θέλετε να κάνετε τον άλλο να νιώσει παραμελημένος, ασήμαντος και ξεχασμένος, συνεχίστε να κοιτάτε το τηλέφωνό σας και αγνοήστε τον. Ορισμένοι άνθρωποι, επίσης, μερικές φορές το κάνουν όταν αισθάνονται άβολα ή όταν θέλουν σκόπιμα να εστιάσουν αλλού.
Πώς να το αλλάξετε:
Αν έχετε να παρευρεθείτε σε μία συνάντηση, αφήστε το κινητό στο γραφείο σας, εκτός και αν το χρειάζεστε απαραιτήτως. Αν είναι έτσι, αφήστε το στο τραπέζι με την οθόνη προς τα κάτω, αφού πρώτα το έχετε βάλει στο αθόρυβο (και όχι στη δόνηση) ή το έχετε «κρύψει» σε κάποια τσάντα. Αν μιλάτε σε κάποιον ή σας μιλάνε, αφήστε κάτω το τηλέφωνο και δώστε προσοχή. Θα εκπλαγείτε από το πόσα είναι τα μη λεκτικά σημάδια που χάνετε όταν κοιτάτε αλλού. Αν βρίσκεστε σε μία κοινωνική συνάντηση και νιώθετε αμήχανα, μην χρησιμοποιείτε το τηλέφωνό σας σαν αποκούμπι. Σκεφτείτε τι είναι αυτό που σας κάνει να νιώθετε έτσι και προσπαθήστε να αλλάξετε την συμπεριφορά σας – ή φύγετε. Αν δεν μπορείτε με τίποτα τη συνομιλία και θα προτιμούσατε να… μην ακούτε, βρείτε μία δικαιολογία να αποχωρήσετε.
