Όλοι αναγνωρίζουμε ότι το ξέσπασμα του coronavirus (COVID-19) έχει οδηγήσει την παγκόσμια κοινότητα σε αχαρτογράφητα νερά. Η κοινωνική αποστασιοποίηση που μας επιβλήθηκε μέσω του lockdown, έχει αλλάξει δραματικά βασικούς τομείς της ζωής μας, όπως η εκπαίδευση, ο τρόπος εργασίας μας, ο τρόπος που κάνουμε τις αγορές μας, η χρήση της τεχνολογίας, η υγειονομική μας περίθαλψη, οι υπηρεσίες που μας παρέχει το ελληνικό δημόσιο και οι τρόποι ψυχαγωγίας μας ενώ επιτάσσει όλα να γίνονται ηλεκτρονικά και στο συντομότερο δυνατό χρόνο.
γράφει ο Ξ. Λιαπάκης, VP Business Technology (CTIO) PeopleCert
Διαβάστε Επίσης
Ένα όμως είναι σίγουρο, ότι ακόμη και μετά τη λήξη αυτής της παγκόσμιας υγειονομικής κρίσης που βιώνουμε, οι περισσότερες από αυτές τις αλλαγές που ήρθαν τόσο γρήγορα στην ζωή μας, θα παραμείνουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, ειδικά ότι έχει να κάνει σε σχέση με την απομακρυσμένη εργασία. Το μόνο θέμα που είναι υπό εξέταση είναι σε τι βαθμό θα επικρατήσει στο μέλλον και φυσικά αυτό είναι άμεσα συνδεδεμένο με την δημιουργία της αντίστοιχης κουλτούρας που σήμερα δεν υπάρχει και πρέπει να διαμορφωθεί.
Όλοι γνωρίζουμε ότι η κουλτούρα ενός οργανισμού είναι ζωτικής σημασίας επειδή επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο συμπεριφέρονται οι εργαζόμενοι του και τον αντιλαμβάνονται οι πελάτες του και σχετίζεται πλήρως με το πόσο επιτυχημένη η όχι είναι η επιχείρησή τους στο χώρο που δραστηριοποιείται. Άλλωστε οι σύμβουλοι σε όλο τον κόσμο αναγνωρίζουν την σπουδαιότητα της, επαναλαμβάνοντας συχνά τη φράση «η κουλτούρα καταπίνει την στρατηγική μιας επιχείρησης σε χρόνο ρεκόρ» και ότι σίγουρα δεν χτίζεται σε μια νύχτα.
Με την διά ζώσης επικοινωνία στα γραφεία, η κουλτούρα μπορεί να διαμορφωθεί ευκολότερα μέσω των ομαδικών δραστηριοτήτων, συνεργασίας και άλλων κοινών εμπειριών, βοηθώντας τις ομάδες να κατανοήσουν τις βασικές αξίες του οργανισμού, την αποστολή και το όραμά του, που ανήκουν και τον σκοπό που εξυπηρετούν.
Η οικοδόμηση κουλτούρας ομάδων που δουλεύουν σημαντικό μέρος του χρόνου τους απομακρυσμένα είναι επίσης εφικτή αλλά απαιτεί πολύ μεγαλύτερη προσπάθεια για να διαμορφωθεί και να αφομοιωθεί. Για αυτό το λόγο ο προγραμματισμός τακτικών, διά ζώσης, συναντήσεων των μελών των ομάδων αυτών μεταξύ τους αλλά και με τον υπόλοιπο οργανισμό θα βοηθήσει σημαντικά στο χτίσιμο των σχέσεων που απαιτούνται.
Απαιτείται από τον οργανισμό η δημιουργία του κατάλληλου πληροφοριακού υλικού καθώς και η επανεξέταση συνολικά όλων των διαδικασιών του, από το πως προσλαμβάνει προσωπικό, πως το ενσωματώνει, πως το εκπαιδεύει, πως το αξιολογεί και το επιβραβεύει, τις πολιτικές που εφαρμόζει έως και τη συνεργασία, τα εργαλεία και τις πλατφόρμες που χρησιμοποιεί καθώς και τη διαχείριση των έργων που τρέχει και τα KPIs με τα οποία τα παρακολουθεί.
Πρέπει επίσης να βρει δημιουργικούς τρόπους για να διατηρήσει το προσωπικό του αφοσιωμένο, να συλλέγει το feedback του τακτικά και να προσπαθεί να βελτιώσει αυτά που του επισημαίνουν, προγραμματίζοντας παράλληλα τακτικές, διά ζώσης, συναντήσεις που σχετίζονται με την προσωπική τους ανάπτυξη και αξιολόγηση δημιουργώντας την διαφάνεια και την εμπιστοσύνη που απαιτούνται να υπάρχουν ειδικά όταν αυτό εργάζεται αρκετό διάστημα απομακρυσμένα.
Δεν είναι λίγοι αυτοί που αναρωτιούνται κατά πόσο το remote-working μπορεί να υιοθετηθεί από ένα Agile οργανισμό. Η αλήθεια είναι ότι μια από τις αρχές του Agile Manifesto είναι ότι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος συνεργασίας των μελών μιας agile ομάδας είναι όταν αυτή γίνεται face-to-face. Για αυτό το λόγο πολλοί υποστηρίζουν ότι η απομακρυσμένη εργασία σε ένα agile περιβάλλον δεν είναι ιδανική. Παρόλα αυτά φαίνεται ότι ένας agile οργανισμός μπορεί να εφαρμόσει με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα το remote-working.
Η μεγάλη πρόκληση στη περίπτωση αυτή είναι τα rituals του Agile framework να γίνονται μεν απομακρυσμένα αλλά το ίδιο αποτελεσματικά. Υπάρχει προφανώς μια μεγαλύτερη δυσκολία για τους product owners, scrum masters, chapter leaders, tribe leaders και agile coaches να παίξουν το ρόλο τους συνεργαζόμενοι με ομάδες που εργάζονται απομακρυσμένα αλλά όχι αδύνατο. Ο μόνος τρόπος για να εξασφαλισθεί η ποιότητα των virtual συσκέψεων είναι η πολύ καλή προετοιμασία.
Φυσικά θα πρέπει να υπάρχουν διαθέσιμα τα κατάλληλα εργαλεία που να διευκολύνουν τις virtual συσκέψεις. Σήμερα υπάρχει μια πληθώρα από προηγμένα εργαλεία τηλεδιάσκεψης όπως Zoom και MS teams, messaging πλατφόρμες όπως τα Slack και MS teams και εργαλεία για planning όπως τα Jira, Azure DevOps η χρήση των οποίων δίνει τη δυνατότητα να διαχειριστούμε αποτελεσματικά τα backlogs καθώς και να δημιουργηθούν τα boards που απεικονίζουν τις προτεραιότητες που έχουν αναλάβει και δεσμευθεί οι ομάδες σε επίπεδο Program Increment event και boards που αναλύονται τα Sprints σε επίπεδο Tribe και Team.
Φαίνεται ότι τα περισσότερα rituals μπορούν να λάβουν μέρος virtually αλλά υπάρχουν κάποια που είναι πιο δύσκολο και καλό θα ήταν να γίνονται face-to-face. Για παράδειγμα, το team daily standup, όπου η ομάδα βλέπει τι ολοκληρώθηκε, τι εκκρεμεί ακόμη να γίνει και τι εμποδίζει την ομάδα να γίνει ακόμη πιο αποτελεσματική μπορεί να γίνει το ίδιο αποτελεσματικά είτε μέσω virtual είτε face-to-face συνάντησης.
Ομοίως το tribe standup όπου συζητιούνται KPIs όπως burndown chart, προγραμματισμένα σε σχέση με πραγματοποιηθέντα epics/stories, team barometer, εξαρτήσεις ομάδων κ.α. μπορούν να γίνουν πάλι και με τους δυο τρόπους.
Τα grooming και το sprint planning rituals απαιτούν ακόμη καλύτερη προετοιμασία, δεδομένου ότι έχουν ως στόχο να αναλυθούν τα epics, να γίνουν slicing και sizing και να έρθουν σε μια μορφή ready-to-be-planned έτσι ώστε να μπορούν να προτεραιοποιηθούν και να μπουν στο sprint backlog των ομάδων. Φαίνεται και εδώ το face-to-face meeting να είναι η καλύτερη επιλογή.
Το retrospective ritual είναι πολύ σημαντικό μια και δίνει την ευκαιρία στην ομάδα να κάνει αυτοκριτική και να δει πως θα βελτιώσει τη απόδοση της, δυστυχώς όμως είναι το πρώτο ritual που συνήθως οι ομάδες τείνουν να ακυρώσουν ανεξάρτητα αν εργάζονται δια ζώσης ή face-to-face. Είναι κάτι που έχει μεγάλη αξία, σε κάθε περίπτωση πρέπει να συνεχίσει και μπορεί να πραγματοποιηθεί με την ίδια ευκολία και με τους δυο τρόπους.
Το Sprint review φαίνεται να είναι το ίδιο αποτελεσματικό μέσω μιας virtual συνάντησης, αφού οι ομάδες κάνοντας χρήση των κατάλληλων εργαλείων έχουν την δυνατότητα να παρουσιάσουν ό, τι έχουν ολοκληρώσει και να λάβουν τα σχόλια των ενδιαφερομένων.
Τέλος φαίνεται το πιο δύσκολο ritual να γίνει virtual είναι το Program Increment Planning event όπου όλες οι ομάδες συγκεντρώνονται και δεσμεύονται για το τι θα υλοποιήσουν το επόμενο τρίμηνο. Άλλωστε η διάρκεια του είναι μία ή δύο ολόκληρες μέρες και για μεγάλους οργανισμούς που έχουν μεγάλο αριθμό παρευρισκομένων, θα είναι πολύ περίπλοκο, ακόμη και με τη χρήση προηγμένων εργαλείων να γίνει virtual και να είναι αποτελεσματικό. Τέτοιες εκδηλώσεις κατά τη γνώμη μου είναι ο ορισμός του face-to-face event.
Αλλά και σε πιο παραδοσιακούς οργανισμούς η εφαρμογή της απομακρυσμένης εργασίας δεν είναι ευκολότερη. Ο κυριότερος λόγος είναι διότι σε αυτούς τους οργανισμούς η απόδοση των ομάδων και η ολοκλήρωση των στόχων της βασίζεται αρκετά στα επίπεδα ιεραρχίας, στη καθοδήγηση που παρέχουν και όχι στην ανεξαρτησία της ομάδας.
Για τον λόγο αυτό βλέπουμε τέτοιους οργανισμούς να χρησιμοποιούν KPIs συνδεδεμένα κυρίως με τον χρόνο που είναι συνδεδεμένοι στα συστήματα για να δουν εάν οι άνθρωποι εργάζονται και να μετρήσουν την παραγωγικότητα τους. Συνδεδεμένος όμως δεν σημαίνει απαραίτητα παραγωγικός.
Για να μπορέσουν τέτοιοι οργανισμοί να εφαρμόσουν αυτό το μοντέλο εργασίας πρέπει να καταφέρουν να διαχειρίζονται τα έργα τους όσο πιο αποτελεσματικά μπορούν, δημιουργώντας απλά, ποιοτικά και ποσοτικά KPIs, παρακολουθώντας τις προτεραιότητές τους και την πρόοδο τους, εστιάζοντας στην παραγωγικότητα και όχι μόνο στον χρόνο που καταγράφουν τα συστήματα, σεβόμενοι τις ώρες εργασίας και επικοινωνώντας πιο αποτελεσματικά από ό,τι στο παρελθόν μια και η ανασφάλεια σχετικά με την μέτρηση της απόδοσης σε τέτοιους οργανισμούς είναι μεγαλύτερη.
Πρέπει να προσαρμοστούν με τις virtual συναντήσεις και μέχρι αυτό να συμβεί είναι μάλλον προτιμότερη η υπερβολική επικοινωνία παρά η μη επικοινωνία.
Μια σημαντική πρόκληση για τέτοιους οργανισμούς που συνήθως λειτουργούν με πιο legacy συστήματα είναι να δρομολογήσουν τον εκσυγχρονισμό των συστημάτων αυτών και να ψηφιοποιήσουν τις λειτουργίες τους προκειμένου να μπορούν να μετακινηθούν σταδιακά στην απομακρυσμένη εργασία.
Το remote working παρουσιάζει μια σειρά από πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα τόσο για τους υπαλλήλους όσο και για τους οργανισμούς.
Μερικά από τα πλεονεκτήματα που εκτιμούν οι υπάλληλοι είναι:
-
- Το κλασικό 9-5 ωράριο εργασίας στο γραφείο δεν είναι για όλους. Ένα πιο ευέλικτο ωράριο που δίνει τη δυνατότητα απομακρυσμένης εργασίας φαίνεται να είναι πιο ελκυστικό κυρίως για τα νεαρά ταλέντα.
- Όσο λιγότερες μετακινήσεις χρειάζονται, τόσο λιγότερο χρόνο χάνουν, τόσο λιγότερα έξοδα έχουν και κυρίως τόσο καλύτερα και χωρίς νεύρα ξεκινά η ημέρα τους.
- Νιώθουν μεγαλύτερη ικανοποίηση αφού δημιουργούν στα μέτρα τους το «δικό τους γραφείο» με το σωστό μέγεθος γραφείου, θερμοκρασία, άνετη καρέκλα κ.λπ.
- Επιτυγχάνουν ένα καλύτερο life balance, μοιράζοντας καλύτερα τον προσωπικό τους χρόνο μεταξύ εργασίας και σχέσης με φίλους και οικογένεια.
- Ευελπιστούν περισσότερα οφέλη από τους εργοδότες τους, καθώς και αυτοί με τη σειρά τους έχουν χαμηλότερο γενικό κόστος.
Τα μειονεκτήματα που έχουν να αντιμετωπίσουν έχουν να κάνουν κυρίως με την επικοινωνία και τα προβλήματα που παρουσιάζονται και σχετίζονται με την κατανόηση πραγμάτων που σε ομάδες που εργάζονται απομακρυσμένα δεν είναι τόσο σπάνια. Άλλα προβλήματα που παρουσιάζονται έχουν να κάνουν με συναισθήματα όπως η πλήξη και η μοναξιά που και αυτά είναι συνήθη ειδικά για ανθρώπους που είναι πιο κοινωνικοί και εξωστρεφείς και που για το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας τους μπορεί να κάθονται σιωπηλοί και απομονωμένοι. Για αυτό το λόγο είναι πολύ σημαντικό να οικοδομήσουμε σχέσεις που ενισχύουν το ομαδικό πνεύμα και το engagement της ομάδας.
Αλλά και για τους εργοδότες υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα όπως η βελτίωση του κόστους, η δυνατότητα πρόσληψης ταλέντων από όλη την Ελλάδα και τον κόσμο, πιο ευχαριστημένο προσωπικό κ.λπ. αλλά και σημαντικές προκλήσεις που καλούνται να αντιμετωπίσουν όπως η η σωστή επικοινωνία , η ανάπτυξη και η αποτελεσματική διαχείριση της ομάδας, η οικοδόμηση σχέσεων μεταξύ των μελών των ομάδων αλλά και τον υπόλοιπο οργανισμό κ.λπ.
Πολλοί ειδικοί προβλέπουν ότι η απομακρυσμένη εργασία θα είναι ο κύριος τρόπος εργασίας στα επόμενα 5 έως 10 χρόνια.
Οι Millennials θα είναι οι επόμενοι CEOs και CXOs. Για τους Gen Z αυτός είναι ο φυσικός τρόπος εργασίας. Πολλοί baby boomers βγαίνουν τα επόμενα χρόνια σε σύνταξη ενώ και οι Gen X ακολουθούν με την σειρά τους.
Οι νεότερες γενιές αναζητούν ένα διαφορετικό life style που προσφέρει μεγαλύτερη ισορροπία και καλύτερη ποιότητα ζωής απορρίπτοντας παράλληλα τα σημερινά παραδοσιακά μοντέλα. Σε αυτό συμβάλλει σημαντικά η ανάπτυξη της σύγχρονης τεχνολογίας. Καθώς οι νεότερες γενιές παίρνουν τα ηνία της διαχείρισης, τα μοντέλα απομακρυσμένης εργασίας και ευέλικτης εργασίας θα είναι απλά ο κανόνας για αυτούς. Αυτό σύμφωνα με τις προβλέψεις σημαίνει πολύ περισσότερη απομακρυσμένη εργασία με συχνές διά ζώσης συναντήσεις, με λιγότερη ιεραρχία, πιο agile τρόπο δουλειάς βασισμένο σε εμπιστοσύνη και διαφάνεια και ξεκάθαρα KPIs.
Οι περισσότεροι ειδικοί επιμένουν ότι θέματα όπως η καινοτομία, η κοινή χρήση νέων εμπειριών, η κατανόηση θεμάτων που αντιμετωπίζουν όλοι, η επίλυση προβλημάτων και η ανάπτυξη στρατηγικής χρειάζονται διά ζώσης συναντήσεις για να είναι αποτελεσματικές.
Επίσης δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις λένε όπου οι ταλαντούχοι υπάλληλοι που συνήθως είναι ντροπαλοί, κάθονται σιωπηλοί και δεν κάνουν ερωτήσεις όταν παίρνουν μέρος σε face-to-face συναντήσεις, να μεταμορφώνονται προτείνοντας πράγματα και να είναι πιο δραστήριοι όταν παίρνουν μέρος σε virtual συναντήσεις.
Τα επαγγελματικά ταξίδια όπως τα γνωρίζουμε σήμερα θα αποτελέσουν παρελθόν καθώς αναθεωρούνται και οι λόγοι αλλά και η αναγκαιότητα τους βελτιώνοντας τα έξοδα των εταιριών.
Θα πραγματοποιούνται τακτικές συναντήσεις σε μοντέρνους χώρους εργασίας με θέσεις όπου θα μπορεί να καθίσει ο οποιοσδήποτε και να συνδεθεί στο τηλέφωνο και το pc που θα είναι εκεί (κάνοντας χρήση τεχνολογιών όπως το VDI που κρατά αποθηκευμένα τα προφίλ των χρηστών) ή να συνδεθεί με το δικό του laptop κάνοντας χρήση του υπάρχοντος Wi-Fi.
Αυτό με την σειρά του θα επηρεάσει την λογική με την οποία οι εταιρίες επιλέγουν τον χώρο και την τοποθεσία για τα κεντρικά τους γραφεία καθώς το κόστος γραφείων και κτηρίων συνολικά.
Η απομακρυσμένη εργασία υπήρχε και πριν τον convid-19, απλά εφαρμοζόταν είτε ως benefit, είτε πιλοτικά για κάποιες ομάδες είτε στα business continuity πλάνα όπου προέβλεπε τις άκρως απαραίτητες θέσεις που θα δούλευαν απομακρυσμένα σε περίπτωση κάποιου σοβαρού συμβάντος που δεν θα επέτρεπε λειτουργία της επιχείρησης από τους χώρους που στεγάζεται.
Όμως, το lockdown ανάγκασε όλες τις επιχειρήσεις να περάσουν σε εργασία από το σπίτι σε χρόνο ρεκόρ προκειμένου να προστατεύσουν την υγεία των εργαζομένων τους και να συνεχίσουν να εξυπηρετούν τους πελάτες τους, χωρίς αρκετοί από αυτούς τους οργανισμούς να έχουν τον χρόνο να εξετάσουν τα κενά ασφαλείας και τα ρίσκα που δημιούργησε η ξαφνική αυτή μετάβαση.
Μην ξεχνάμε το γεγονός ότι οι hackers είναι εκεί έξω και καραδοκούν με στόχο να πλήξουν τις επιχειρήσεις που παρουσιάζουν κενά ασφαλείας. Και η ανησυχία είναι κάτι παραπάνω από θεωρητική, άλλωστε ήδη έχουμε εκατοντάδες spam επιθέσεις καλυμμένες πίσω από το θέμα του κορωνοϊού.
Οι security officers των μεγάλων εταιριών σήμερα έχουν στη διάθεση τους τις κατάλληλες πολιτικές ασφαλείας και μια πληθώρα προηγμένων εργαλείων (όπως τα two-factor authentication, VPN, firewalls, encrypted επικοινωνία, κλείδωμα του device κ.λπ.), ώστε να ελέγξουν και να προστατέψουν αποτελεσματικά όσους εργάζονται απομακρυσμένα. Οι περισσότεροι από αυτούς επιλέγουν να παρέχουν εταιρικό εξοπλισμό (managed devices) προκειμένου να έχουν και την αποτελεσματικότερη διαχείριση του. Παράλληλα έχουν προχωρήσει στο security awareness του οργανισμού αλλά σε κάθε περίπτωση λόγω της ξαφνικής υιοθέτησης της απομακρυσμένης εργασίας είναι κάτι που πρέπει να εντατικοποιηθεί.
Είναι ξεκάθαρο σήμερα ότι οι άνθρωποι αναζητούν ένα καλύτερο τρόπο ζωής που να φέρνει μια ισορροπία μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής ενώ οι επιχειρήσεις δυσκολεύονται να βρουν και να προσλάβουν τους ρόλους και τα ταλέντα που τους λείπουν. Στην μετά-Coronavirus εποχή, οι οργανισμοί πρέπει να μετακινηθούν σταδιακά στην απομακρυσμένη εργασία, δημιουργώντας την απαραίτητη κουλτούρα, επανεξετάζοντας όλες τις διαδικασίες τους, συνδυάζοντας την virtual με την face2face εργασία και χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα ψηφιακά εργαλεία προκειμένου αυτό να συμβεί. Το προσωπικό τους πρέπει να υιοθετήσει και να προσαρμοστεί στη χρήση νέων virtual εργαλείων και να αλλάξει τις συνήθειες του, κάνοντας περισσότερες τηλεδιασκέψεις, διοργανώνοντας περισσότερες virtual εκδηλώσεις και τηλε-εκπαίδευσης.
Η συζήτηση έχει ξεκινήσει σχετικά με το κατά πόσο η απομακρυσμένη εργασία θα επικρατήσει ως ο κύριος τρόπος εργασίας στο μέλλον, αλλά η ιδέα “one-size fits all” δεν ισχύει, καθώς υπάρχουν παράμετροι που επηρεάζουν πόσο εύκολο μπορεί να λειτουργήσει απομακρυσμένα μια ομάδα, όπως το είδος του έργου που υλοποιεί, οι εξαρτήσεις της από άλλες ομάδες, το μέγεθος της ομάδας κ.λπ.
Οι περισσότεροι σύμβουλοι παροτρύνουν τους οργανισμούς να ξεκινήσουν σταδιακά την εφαρμογή τους συνδυάζοντας την διά ζώσης εργασία στο γραφείο με την απομακρυσμένη εργασία, εικονικές και τακτικές πρόσωπο με πρόσωπο συναντήσεις.
Συνοψίζοντας, για να μπορέσει ένας οργανισμός να εφαρμόσει σε ευρεία κλίμακα το remote working πρέπει να επενδύσει αρκετό χρόνο σε:
- Χτίσιμο της αντίστοιχης κουλτούρας και σχέσεων που βασίζονται στην εμπιστοσύνη και την διαφάνεια
- Να αναθεωρήσει πολιτικές και διαδικασίες ειδικά σε ότι έχει να κάνει με το on-boarding των νέων υπαλλήλων, την μέτρηση της παραγωγικότητας και τεχνικές που διασφαλίζουν το continuous improvement
- Να βελτιώσει τα τυχόν legacy συστήματα να ψηφιοποιήσει διαδικασίες ώστε να μπορούν οι υπάλληλοι να δουλεύουν απομακρυσμένα
- Ενίσχυση των πολιτικών και μέτρων ασφαλείας
- Χρήση και εξοικείωση με σύγχρονα εργαλεία για τηλε-εκπαίδευση, virtual συναντήσεις και εκδηλώσεις
- Μετασχηματισμό σε ένα πιο agile οργανισμό συνδυάζοντας απομακρυσμένες και διά ζώσης συναντήσεων, αποτελεσματική διαχείριση έργων με την θέσπιση των κατάλληλων KPIs.
