του Matt Plummer*
Ο μέσος επαγγελματίας καταναλώνει το 28% του εργασιακού του χρόνου στην ανάγνωση και αποστολή e-mails σύμφωνα με έρευνα της McKinsey. Για τον μέσο άνθρωπο με πλήρη απασχόληση στην Αμερική, αυτό μεταφράζεται σε 2,6 ώρες δουλειάς και 120 μηνύματα κάθε ημέρα.
Οι περισσότεροι τελικά κατεφεύγουν σε μία από τις δύο ακραίες λύσεις που επικρατούν: α) να κοιτούν όλη την ώρα τα μηνύματά τους ή β) να μην τα κοιτούν καθόλου και απλά να συσσωρεύονται στα εισερχόμενα.
Υπάρχουν βέβαια και αυτοί που έχουν πιο μετριοπαθή προσέγγιση να ελέγχουν δηλαδή απλά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λιγότερο συχνά.
Η ομάδα μας στην Zarvana – μια εταιρεία που διδάσκει πρακτικές διαχείρισης χρόνου που υποστηρίζονται από την έρευνα – θέλησε να διαπιστώσει εάν υπάρχει τρόπος να μειώσουμε τις 2,6 ώρες που χάνουμε κάθε μέρα κοιτώντας τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να έχοντας την ίδια αποτελεσματικότητα.
Αυτό που βρήκαμε εκπλήσσει και εμάς: συνειδητοποιήσαμε ότι θα μπορούσαμε να εξοικονομήσουμε περισσότερο από το ήμισυ του χρόνου που δαπανούμε καθημερινά κοιτώντας τα email ή μια ώρα και 21 λεπτά την ημέρα.
Εδώ είναι οι 3 λόγοι για τους οποίους χάνουμε άσκοπα χρόνο:
Ο υπερβολικός έλεγχος σας κοστίζει 21 λεπτά κάθε ημέρα
Κατά μέσο όρο, οι επαγγελματίες ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους 15 φορές την ημέρα ή κάθε 37 λεπτά. Πιστεύετε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι αναμένουν να έχουν απάντηση εντός αυτού του χρονικού πλαισίου; Όχι. Στην πραγματικότητα, μόνο το 11% των πελατών και το 8% των συνεργατών αναμένουν απάντηση σε λιγότερο από μία ώρα. Αλλά περίπου το 40% των ανθρώπων περιμένουν μια απάντηση σε περίπου μία ώρα. Αν οι χρήστες ελέγξουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους ανά ώρα και όχι κάθε 37 λεπτά, θα μπορούσαν να αφαιρέσουν από το πρόγραμμά τους έξι ελέγχους στα email τους.
Τι αντίκτυπο θα είχε αυτό; Υπάρχουν έρευνες που δείχνουν ότι μπορεί να χρειαστούμε έως και 23 λεπτά για να επανεστιάσουμε στην δουλειά μας μετά από ένα διάλλειμμα. Αν και δεν αμφιβάλλουμε για την αλήθεια σε αυτό το εύρημα, εν προκειμένω θα ακολουθήσουμε τα συντηρητικά αποτελέσματα μιας μελέτης του Πανεπιστημίου Loughborough, που διαπίστωσε ότι χρειάζονται 64 δευτερόλεπτα για να επιστρέψουν οι άνθρωποι στην εργασία με τον ίδιο ρυθμό που είχαν όταν σταμάτησαν.
Ας μην ξεχνάμε ότι μπορούμε να δούμε τα μηνύματά μας χωρίς να μπαίνουμε στα εισερχόμεναμέσα από τις ειδοποιήσεις που εμφανίζονται στη γωνία των οθονών του υπολογιστή, αλλά και έτσι χάνουμε μερικά δευτερόλεπτα κάθε φορά.
Η ερευνητής Sophie Leroy από το Πανεπιστήμιο της Ουάσιγκτον περιγράφει το τι συμβαίνει: “Όταν σκεφτόμαστε την εργασία Α και προσπαθούμε να κάνουμε την εργασία Β, δεν έχουμε την ικανότητα να τα επεξεργαστούμε και τα δύο ταυτόχρονα κάνοντας τέλεια δουλειά και στα δύο.”
Έτσι εάν αφήνουμε τις ειδοποιήσεις να μας διακόψουν τελικά χάνουμε 21 λεπτά την ημέρα.
Η λύση είναι απλή. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις (Σε ορισμένα επαγγέλματα βέβαια αυτό δεν είναι εφικτό).
Όταν τα εισερχόμενα είναι γεμάτα χάνετε 27 λεπτά την ημέρα
Πολλοί υποστηρίζουν ότι δεν έχουμε λόγους να καθαρίζουμε το email καθώς μεσα από την αναζήτηση μπορούμε εύκολα να βρούτε αυτό που θέλουμε ακόμα και εάν έχουν μεσολαβήσει εκατοντάδες μηνύματα. Έχουν δίκιο, αλλά μόνο εν μέρει, καθώς τα γεμάτα inboxes μας κοστίζουν χρόνο στο να βλέπουμε τα πρόσφατα μηνύματα. Κι αυτό γιατό διαβάζουμε ξανά και ξανά τα ίδια mails. Κατά μέσο όρο, οι επαγγελματίες έχουν περισσότερα από 200 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά τους και λαμβάνουν 120 νέα κάθε μέρα, αλλά ανταποκρίνονται μόνο στο 25% αυτών. Χωρίς σχέδιο εκκαθάρισης, το ανεκτέλεστο υπόλοιπο συνεχίζεται. Και εάν οι άνθρωποι πηγαίνουν στα εισερχόμενά τους 15 φορές την ημέρα και ξοδεύουν μόνο τέσσερα δευτερόλεπτα εξετάζοντας κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ο χρόνος που χρειάζεται για να διαβάσετε τον τίτλο του μηνύματος) θα χάσουν 27 λεπτά κάθε μέρα. Για την μειοψηφία των ανθρώπων που δεν κάνουν αρχειοθέτηση θα χρειαστούν 22 λεπτά, επειδή θα χρειαστεί να αρχίσουν να δαπανούν πέντε λεπτά κάθε μέρα για την αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προκειμένου να ξεκαθαρίσουν τα εισερχόμενά τους.
Και στις δύο περιπτώσεις, η λύση είναι όταν διαβάζουμε κάτι να το αρχειοθετούμε ή να το σβήνουμε. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να φαίνεται ανόητη για ορισμένα μηνύματα, όπως αυτά που απαιτούν καθυστερημένη ανταπόκριση.
Χάνετε 14 λεπτά την μέρα για την οργάνωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Το να ψάχνει κανείς στους φακέλους του είναι κατά 9% πιο αργό απότο να κάνει αναζήτηση με keywords. Η αναζήτηση είναι επομένως μια λύση. Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς φακέλους χρησιμοποιώντας το ποντίκι απαιτεί 11 λεπτά την ημέρα. Οι 37 -κατά μέσο όρο- φάκελοι που στοιβάζονται στην αριστερή πλευρά της εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας κάνουν να χάνουμε χρόνο. Περίπου το 10% του συνολικού χρόνου που ξοδεύουμεστο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι για να αποφασίσουμε πού πρέπει να πάνε τα μηνύματα και στη συνέχεια να τα μεταφέρουμε στους επιλεγμένους φακέλους. Όσες περισσότερες επιλογές έχουμε, τόσο περισσότερο χρειάζεται για να πάρουμε μια απόφαση.
Πόσους τελικά φακέλοςυ χρειαζόμαστε; Έχουμε διαπιστώσει ότι οι περισσότεροι άνθρωποι απαιτούν μόνο δύο: ένα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβάζουμε όταν φτάνουν στα εισερχόμενα αλλά απαιτούν επίσης περαιτέρω δράση (αυτό που αποκαλούμε “Αρχείο”) και ένα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενδέχεται να θέλουμε να διαβάσουμε σε μεταγενέστερη ημερομηνία (αυτό που αποκαλούμε “Ανάγνωση”). Γιατί να μην έχουν μηδενικούς φακέλους; Χρειαζόμαστε τουλάχιστον ένα, ώστε να μπορούμε να βγάζουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά μας.
Για να υπολογίσουμε το χρόνο που κερδίσαμε σβήνοντας τους 37 και κρατώντας 2 φακέλους χρησιμοποιούμε τον νόμο του Hick, μια ψυχολογική αρχή που περιγράφει τη μαθηματική σχέση μεταξύ του αριθμού των επιλογών και του χρόνου λήψης αποφάσεων. Μας λέει ότι μια απόφαση 37 επιλογών είναι πέντε φορές πιο αργή από μια απόφαση δύο επιλογών.
*Ιδρυτής της εταιρείας Zarvana που παρέχει on line προγράμματα και coaching σε επαγγελματίες και στελέχη
Αναδημοσίευση από Ασφαλιστικό Μarketing Ιανουαρίου 2019 – Πηγή: HBR
