Των Δρ. Μάριου Μενεξιάδη – Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου Αεροπορίας Αιγαίου, Καθηγητή Κωνσταντίνου Ζοπουνίδη – Ακαδημαϊκού, Πολυτεχνείο Κρήτης, Audencia Business School, France & Επίκ. Καθηγητή Χρήστου Λεμονάκη – Ελληνικό Μεσογειακό Πανεπιστήμιο
Κατανόηση του συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου της οικονομικής μονάδας
Σε κάθε περίπτωση, απαραίτητη είναι η κατανόηση του γενικότερου πληροφοριακού / λογιστικού συστήματος και το γενικότερο περιβάλλον δικλίδων / control environment προκειμένου να αποφασιστεί η ελεγκτική προσέγγιση που θα ακολουθήσει ο Εσωτερικός Ελεγκτής.
Το περιβάλλον δικλείδων αφορά στις διαδικασίες των επιφορτισμένων με την εταιρική διακυβέρνηση που έχουν σχεδιάσει και εφαρμόζουν. Ενδεικτικά, αναφορά γίνεται:
- Στην Επιτροπή Ελέγχου και τη Διοίκηση, όπως και στο προσωπικό εκείνο το οποίο έχει επιφορτιστεί με το καθήκον να διασφαλίσει τη ροή της πληροφορίας σχετικά με την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων.
- Στην αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των διαδικασιών αλλά και τη συμμόρφωση της οικονομικής μονάδας με τους νόμους, τους κανονισμούς και άλλες απαιτήσεις των εποπτικών αρχών αναλόγως του κλάδου.
- Στο σχεδιασμό και την εφαρμογή διαδικασιών που να εντοπίζουν τους κινδύνους οι οποίοι απειλούν την επίτευξη των στόχων που η οικονομική μονάδα έχει θέσει.
Η εφαρμογή των δικλείδων είναι σαφώς σημαντικό κομμάτι, σημαντικότερο όμως είναι η αποτελεσματικότητα αυτών, η οποία επηρεάζεται από παράγοντες όπως:
- Εταιρική κουλτούρα σε θέματα Εσωτερικού Ελέγχου και δικλείδων.
- Την ίδια τη διαδικασία που η οικονομική μονάδα εφαρμόζει (αν εφαρμόζει) με σκοπό τον εντοπισμό και την αξιολόγηση των σημαντικότερων κινδύνων που καλείται να διαχειριστεί.
- Το πληροφοριακό της σύστημα και τις εμπλεκόμενες με αυτό διαδικασίες.
- Τις δικλείδες επί των διαδικασιών που η ίδια έχει θεσπίσει.
- Τις διαδικασίες συνεχούς επαναξιολόγησης της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας των δικλείδων.
Προκειμένου λοιπόν να κατανοηθεί επαρκώς το σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου του οργανισμού, θα πρέπει πρώτα να είναι κατανοητό το πώς οι δικλείδες έχουν σχεδιαστεί και το αν και πώς έχουν τεθεί σε εφαρμογή.
Εταιρική κουλτούρα σε θέματα Εσωτερικού Ελέγχου και δικλείδων
Η εταιρική κουλτούρα σε θέματα Εσωτερικού Ελέγχου αφορά στο πλαίσιο / περιβάλλον μέσα στο οποίο οι δικλείδες που έχουν θεσπιστεί από τη Διοίκηση λειτουργούν. Σημαντικό ρόλο σε αυτό το σημείο, ασκεί ο βαθμός με τον οποίο η ίδια η διοίκηση του οργανισμού αντιλαμβάνεται τη λειτουργία αυτή και το ρόλο της, ενδεικτικά συμπεριφορές, αντιλήψεις, δράσεις που οι επιφορτισμένοι με την Εταιρική Διακυβέρνηση αναλαμβάνουν και οι οποίες προάγουν την εταιρική κουλτούρα σε θέματα Εσωτερικού Ελέγχου, και εν τέλει της σημασίας που αποδίδεται από τη Διοίκηση στη λειτουργία αυτή.
Διαβάστε επίσης: Ο Ρόλος του Εσωτερικού Ελεγκτή στο Πλαίσιο της Σύγχρονης Εταιρικής Διακυβέρνησης
Αξίζει σε αυτό το σημείο να σημειωθεί ότι εταιρική κουλτούρα υπέρ της λειτουργίας ενός αποτελεσματικού συστήματος Ελέγχου, δεν σημαίνει κατ’ ανάγκη ότι οδηγεί και σε ένα αποτελεσματικό σύστημα Ελέγχου, ωστόσο η ύπαρξή της είναι ένας ιδιαίτερα θετικός παράγοντας. Εταιρική κουλτούρα που δεν δίνει την αρμόζουσα σημασία στη λειτουργία ενός αποτελεσματικού συστήματος Ελέγχου δύναται να υπονομεύσει, την αποτελεσματικότητα των δικλείδων στον οργανισμό. Οι δικλείδες που έχουν θεσπιστεί, είναι πιθανότερο να λειτουργούν αποτελεσματικά σε περιβάλλον όπου η Διοίκηση έχει καταστήσει ξεκάθαρο στα μεσαία επίπεδα της ιεραρχίας και στο υπόλοιπο προσωπικό, ότι τις θεωρεί σημαντικές.Κατά συνέπεια, βασικά θέματα που θα πρέπει να απασχολήσουν τον Εσωτερικό Ελεγκτή είναι:
Επικοινωνία και επιβολή από τη Διοίκηση αρχών ακεραιότητας και ηθικών αξιών: αποτελούν στοιχεία με σημαντική επιρροή στην αποτελεσματικότητα των δικλείδων, την καθημερινή διαχείρισή τους και της επαναξιολόγησης της αποτελεσματικότητάς τους σε ένα δυναμικό επιχειρηματικό περιβάλλον. Σημαντικό κανόνα αποτελεί το ότι η αποτελεσματικότητα των δικλείδων που οι διαδικασίες ενσωματώνουν, δεν είναι δυνατόν να υπερβαίνει τα όρια που θέτει το επίπεδο των αξιών και της ακεραιότητας των ανθρώπων που τις δημιουργούν, τις διαχειρίζονται και τις επιβλέπουν. Η δε προσήλωση στις αρχές αυτές, υλοποιείται μέσα από τις δράσεις της Διοίκησης με σκοπό τη μείωση και εξάλειψη των κινήτρων που μπορεί να οδηγήσουν τους εργαζομένους σε παράνομες ή ανήθικες πράξεις. Επίσης, σημασία έχει το πώς επικοινωνούν αυτές οι αξίες και τα πρότυπα συμπεριφοράς στους εργαζόμενους μέσω επίσημων πολιτικών, κανονισμών εργασίας, όρων στις συμβάσεις πρόσληψης, του κώδικα δεοντολογίας, αλλά κυρίως, σημασία έχει το ζωντανό καθημερινό παράδειγμα που η κεντρική Διοίκηση συνιστά.
Διαβάστε επίσης: Σχεδιασμός Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου & Εταιρική Διακυβέρνηση
Δέσμευση της διοίκησης για εξεύρεση προσωπικού με επαρκείς ικανότητες: αφορά στην προσπάθεια της Διοίκησης να εξασφαλίσει την ύπαρξη επαρκώς καταρτισμένου προσωπικού για κάθε εργασία και το πώς προδιαγράφονται οι γνώσεις και οι δεξιότητες που η κάθε θέση εργασίας απαιτεί.
Ενεργός συμμετοχή από τα μη εκτελεστικά μέλη του ΔΣ τα επιφορτισμένα με την εταιρική διακυβέρνηση: αναφορά πραγματοποιείται στην ανεξαρτησία τους, την εμπειρία και το κύρος τους, το βαθμό ενεργοποίησης τους και την αυστηρότητα με την οποία ασκούν τα καθήκοντά τους, την πληροφόρηση που λαμβάνουν, το βαθμό στον οποίο ευαίσθητα θέματα θίγονται στις συνεδριάσεις με τη Διοίκηση και στην σχέση τους τόσο με τους εσωτερικούς όσο και με τους εξωτερικούς ελεγκτές. Στις ευθύνες τους περιλαμβάνεται και η επίβλεψη της αποτελεσματικότητας του συστήματος ελέγχου του οργανισμού.
Η φιλοσοφία και το στυλ της διοίκησης: αναφερόμαστε σε χαρακτηριστικά όπως:
- η ευκολία ανάληψης κινδύνων από τη Διοίκηση, καθώς και το πώς τους διαχειρίζεται,
- η στάση της Διοίκησης όσον αφορά στησύνταξη των οικονομικών καταστάσεων,
- η στάση της Διοίκησης όσον αφορά στις λογιστικές εκτιμήσεις,
- η στάση της Διοίκησης όσον αφορά τη διαδικασία επεξεργασίας της πληροφορίας, την όλη λογιστική λειτουργία και το προσωπικό του λογιστηρίου.
Οργανωτική Δομή: σχετίζεται με το πώς οι στόχοι καθορίζονται, επιδιώκονται, επιτυγχάνονται και παρακολουθούνται. Στη δομή αυτή, πρέπει να υπάρχουν περιοχές ευθύνης και εξουσίας και ορθά οργανωμένο σύστημα αναφορών.
Διάκριση Εξουσιών και Κατανομή Ευθυνών: αφορά στο πώς έχουν δομηθεί οι ιεραρχίες και το σύστημα εγκρίσεων. Περιλαμβάνει επίσης τις εταιρικές πολιτικές σχετικά με τις αποδεκτές επιχειρηματικές πρακτικές, τις γνώσεις και την εμπειρία του προσωπικού, καθώς και των μέσων που τους παρέχονται για να διεκπεραιώσουν τα καθήκοντά τους. Επιπρόσθετα, αφορά στην ύπαρξη πολιτικών, αλλά και επικοινωνίας που να διασφαλίζει ότι το προσωπικό καταλαβαίνει τους στόχους του οργανισμού, γνωρίζει το πως οι δικές του ενέργειες αλληλεπιδρούν με εκείνες άλλων εργαζομένων και όλες μαζί συμβάλλουν στην επίτευξη των εταιρικών στόχων, καθώς και το να αντιλαμβάνονται με ποιο τρόπο και για ποια θέματα είναι οι ίδιοι υπόλογοι.
Διαβάστε επίσης: Αποτελεσματικότητα Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου & Εταιρική Διακυβέρνηση
Πολιτικές και πρακτικές διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού: οι πολιτικές και οι πρακτικές του τμήματος προσωπικού αφορούν στην πρόσληψη, την εκπαίδευση, την αξιολόγηση, την καθοδήγηση, τις προαγωγές και τις αμοιβές των εργαζομένων.
