Την Ευθύνη της “Αποτελεσματικής και Παραγωγικής Επικοινωνίας” έχει πάντα ο “Πομπός” και όχι ο “Δέκτης” του Μηνύματος. Δηλαδή ο Υπεύθυνος Ολοκλήρωσης ενός Έργου!
Αρκετοί προϊστάμενοι και διευθυντικά στελέχη έχουν την απαίτηση από τους υφισταμένους τους να διατηρούν «μαγνητοφωνάκια» μέσα στο μυαλό τους, ώστε να καταγράφονται οι εντολές τους. Φυσικά, οι υφιστάμενοί τους, είτε επειδή φοβούνται είτε επειδή θέλουν να φανούν έξυπνοι, δεν επιμένουν στη διευκρίνιση του μηνύματος, ώστε να το κατανοήσουν πλήρως και να το χωνέψουν, αλλά αποχωρούν βιαστικά από το γραφείο του προϊσταμένου τους για να υλοποιήσουν την εργασία. Aυτό έχει ως αποτέλεσμα να γίνονται λάθη και παρεξηγήσεις.
Η προβληματική επικοινωνία σε καμιά περίπτωση δεν επιβαρύνει τους υφιστάμενους. Επιβαρύνει τους προϊστάμενους, οι οποίοι οφείλουν να επικοινωνούν γραπτώς και με τον πλέον σαφή τρόπο τις προς διεκπεραίωση εργασίες.
Επομένως, οι φράσεις «αφού σου είπα» ή «μα, εγώ δεν είπα αυτό» πρέπει να απαλειφθούν από το λεξιλόγιο των μάνατζερ και στη θέση της προφορικής εντολής να υπάρξουν καρμπονιζέ σημειωματάρια, τα γνωστά memos, όπου θα καταγράφονται οι εντολές. Έτσι, και οι προϊστάμενοι θα θυμούνται τι ζήτησαν από τους υφισταμένους τους, και οι υφιστάμενοι θα έχουν σαφείς, γραπτές πλέον οδηγίες. Σε γενικές γραμμές, οι υφιστάμενοι αισθάνονται πολύ πιο άνετα όταν ο προϊστάμενός τους είναι σταθερός στις απαιτήσεις του, γνωρίζει τι θέλει, πότε το θέλει και πώς το θέλει.
Αν, τώρα, ανήκετε στην άλλη κατηγορία των μάνατζερ, που κάνουν ταυτόχρονα είκοσι διαφορετικά πράγματα και τρελαίνουν το εργασιακό περιβάλλον τους, τα καρμπονιζέ memos είναι μια λύση.
Άλλωστε, η επιτυχία δεν εξαρτάται τόσο από το είδος του μάνατζμεντ που ασκείται, όσο από την πρακτικότητα των μεθόδων που χρησιμοποιούνται. Και στις δύο περιπτώσεις υπάρχουν και κορυφαίοι και μεσαίοι μάνατζερ.
