Με πόσους τρόπους αποστέλλονται και παραλαμβάνονται οι ανανεώσεις ενός μηνός;

Πολλές φορές έχουμε αναφερθεί στην αδυναμία πλέον χιλιάδων μικρών και μεσαίων Ασφαλιστικών Διαμεσολαβητών να αντεπεξέλθουν στις απαιτήσεις της συντήρησης ενός ανεξάρτητου γραφείου και στη σχεδόν υποχρεωτική σύνδεσή τους με οργανωμένα γραφεία ή εταιρείες, για τη συνέχιση του επαγγέλματός τους, αν δεν επιλέξουν να συνενώσουν τις δυνάμεις τους με άλλους συναδέλφους τους. Οι λόγοι δεν είναι μόνο οι άμεσα οικονομικοί, αλλά και οι πολύπλοκες και κυρίως, διαφορετικές διαδικασίες που τηρεί η κάθε ασφαλιστική εταιρεία για τις καθημερινές της σχέσεις με τους Συνεργάτες της.

Για παράδειγμα, ας καταγράψουμε σήμερα τι αντιμετωπίζει ένας μεσαίου μεγέθους πράκτορας που συνεργάζεται με 6-7 ασφαλιστικές εταιρείες και μόνο ως προς το πώς παραλαμβάνει τα ασφαλιστικά έγγραφα (συμβόλαια-αναννεωτήρια-πρόσθετες πράξεις) του κλάδου αυτοκινήτων κάθε μήνα. Και δεν εννοούμε τον τρόπο αποστολής (ταχυδρομείο, courier, θυρίδες κ.λπ.), αλλά τα εξής:

– Άλλη εταιρεία στέλνει τυπωμένα τα πρωτότυπα και τα αντίγραφα των συμβολαίων

– Άλλη εταιρεία στέλνει τυπωμένα τα πρωτότυπα και ο Συνεργάτης πρέπει ή να φωτοτυπήσει αντίγραφα ή να σκανάρει τα πρωτότυπα για το αρχείο του

– Άλλη εταιρεία παραπέμπει τον Συνεργάτη στην ιστοσελίδα της για να τυπώσει ή να εξάγει σε ηλεκτρονική μορφή τα αντίγραφα (τα πρωτότυπα δεν στέλνονται στον Συνεργάτη)

– Άλλη εταιρεία στέλνει χωριστή απόδειξη για το κάθε συμβόλαιο αυτοκινήτου

– Άλλη εταιρεία στέλνει χωριστή απόδειξη για το κάθε συμβόλαιο αυτοκινήτου και αντίγραφο της απόδειξης, την οποία πρέπει να κόψει και να κρατήσει ο Συνεργάτης

– Άλλη εταιρεία δεν στέλνει χωριστή απόδειξη, γιατί το ίδιο το συμβόλαιο υπέχει και θέση αποδείξεως

– Άλλη εταιρεία συνοδεύει το κάθε ασφαλιστήριο με ένα ειδικό barcode, το οποίο πρέπει (αφού κόψει) να κρατήσει ο Συνεργάτης, γιατί χωρίς αυτό δεν ακυρώνεται το ασφαλιστήριο

– Άλλη εταιρεία στέλνει τα συμβόλαια «χύμα», χωριστά τα πρωτότυπα και χωριστά τα αντίγραφα

– Άλλη εταιρεία στέλνει τα συμβόλαια «χύμα», αλλά μαζί πρωτότυπα και αντίγραφα και πρέπει ο Συνεργάτης να τα χωρίσει

– Άλλη εταιρεία στέλνει τα πρωτότυπα συμβόλαια φακελωμένα και «χύμα» τα αντίγραφα

– Άλλη εταιρεία στέλνει τα πρωτότυπα συμβόλαια φακελλωμένα και «χύμα» τα αντίγραφα, αλλά αν ένας πελάτης έχει δύο συμβόλαια που ανανεώνονται στον ίδιο μήνα, τότε και τα δύο πρωτότυπα είναι στον ίδιο φάκελλο!

– Άλλη εταιρεία στέλνει τις ανανεώσεις με αλφαβητική σειρά

– Άλλη εταιρεία στέλνει τις ανανεώσεις με αύξουσα (και άλλη με φθίνουσα) σειρά απόδειξης, κ.ο.κ.

Σας διαβεβαιώ, ότι τα πιο πάνω παραδείγματα προέρχονται από μεγάλες και σοβαρές εταιρείες και φυσικά μπορώ να γράψω άλλους τόσους συνδυασμούς, π.χ. πώς στέλνουν (αν στέλνουν) τους όρους, τις δηλώσεις εναντίωσης κ.λπ. Και φυσικά ο κάθε Διαμεσολαβητής μπορεί να συμπληρώσει από την εμπειρία του και τρόπους που δεν έχουν υποπέσει στην αντίληψή μου. Δεν αναφέρομαι βέβαια σήμερα σε Συνεργάτες που οι ίδιοι εκδίδουν τα ασφαλιστήρια, εκεί έχουμε άλλους συνδυασμούς!

Έχει κοστολογήσει κάποιος τις εργασίες αυτές για έναν Πράκτορα, την διαφορετικότητα δηλαδή της εργασίας για κάθε συνεργαζόμενη εταιρεία; Η κάθε ασφαλιστική εταιρεία έχει τις μηχανογραφικές της εφαρμογές και είναι σεβαστές, αλλά π.χ. μήπως θα έπρεπε να δημιουργηθούν κάποιες ενιαίες διαδικασίες «κοινής αποδοχής», ώστε να απλοποιηθούν λίγο τα πράγματα για όλους;

Και βέβαια δεν είναι μόνο αυτά, αλλά αν συνεχίσουμε θα πρέπει να μιλήσουμε για διαφορετικούς τρόπους αρίθμησης των αποδείξεων (χωριστών ή μή), για διαφορετικούς τρόπους αρίθμησης των ανανεωτηρίων (άλλες με τήρηση του αρχικού αριθμού του πρωτασφαλιστηρίου και άλλες όχι) κ.λπ.

Αν δε, επεκταθούμε και σε άλλους κλάδους η κατάσταση μπερδεύεται πολύ. Για παράδειγμα, μεγάλη εταιρεία στέλνει τα ανανεωτήρια του κλάδου πυρός συρραμένα σε ντοσιέ, αλλά χωρίς αντίγραφο και χωρίς δυνατότητα στον Συνεργάτη να τα «κατεβάσει» από την ιστοσελίδα της. Συνεπώς, ο κάθε Συνεργάτης πρέπει να αποσυρράψει το κάθε ντοσιέ, να φωτοτυπήσει ή να σκανάρει τις σελίδες, να ξανασυρράψει το ντοσιέ και να το παραδώσει στον Πελάτη!

Η τυποποίηση, εκτός από το ότι δημιουργεί οικονομία σε χρήμα και σε εργατοώρες, διευκολύνει τις διαδικασίες, τις ροές, αλλά και τους ελέγχους. Είναι κάποιος που δεν την θέλει;