Πως θα λειτουργήσει το myEFKAlive 

Δημιουργείται ειδική σύγχρονη πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης (videoconference) με την ονομασία «myΕfka. Live.gov.gr», η οποία, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), παρέχει σε φυσικά πρόσωπα τη δυνατότητα απομακρυσμένης διοικητικής πληροφόρησης και εξυπηρέτησής τους για διοικητικές διαδικασίες από τις αρμόδιες υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ.

Στην πλατφόρμα «myΕfka.Live.gov.gr», το φυσικό πρόσωπο δύναται να αιτηθεί ραντεβού, επιλέγοντας συγκεκριμένη ημέρα και ώρα από τη λίστα διαθεσιμότητας που υπάρχει στην πλατφόρμα, προκειμένου να εξυπηρετηθεί για τις παρεχόμενες διοικητικές διαδικασίες σύμφωνα με το άρθρο 5 της παρούσας.

Πριν από την υποβολή του αιτήματος ορισμού ραντεβού και για το σκοπό της κρίσης του αιτήματος, το φυσικό πρόσωπο ενημερώνεται ότι είναι απαραίτητη η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τους διαχειριστές και χρήστες του πληροφοριακού συστήματος «myΕfkaLive» σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και ιδίως σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016, ΕΕ L119 (ΓΚΠΔ), της περ. α της παρ. 1 του άρθρου 22, και των άρθρων 26 και 29 του ν. 4624/2019 (Α’ 137), όπως ισχύει.

Κατά την έναρξη της τηλεδιάσκεψης, πραγματοποιείται από τον αρμόδιο υπάλληλο του e-ΕΦΚΑ η ταυτοποίηση του αιτούντος φυσικού προσώπου ή η νομιμοποίηση του εκπροσώπου των νομικών προσώπων εργοδοτών, με την επίδειξη στην κάμερα των απαραίτητων εγγράφων ταυτοποίησης.

Για την πρόσβαση στην πλατφόρμα «myΕfka.Live.gov.gr», απαιτείται η χρήση κωδικών-διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (κωδικοί TAXISnet), ένας υπολογιστής/tablet ή ένα κινητό τηλέφωνο με ενεργοποιημένη την κάμερα, προκειμένου να υπάρχει οπτική επαφή μεταξύ του φυσικού προσώπου και του αρμόδιου υπαλλήλου του e-ΕΦΚΑ για να επιδεικνύει στην κάμερα τα απαραίτητα νομιμοποιητικά έγγραφα για την εξακρίβωση των στοιχείων του από τον αρμόδιο υπάλληλο.

2. Ορισμός διαδικτυακής συνάντησης στην ειδική πλατφόρμα εξυπηρέτησης φυσικών προσώπων με τηλεδιάσκεψη

Το φυσικό πρόσωπο εισέρχεται είτε απευθείας στην ειδική πλατφόρμα «myΕfka.Live.gov.gr» είτε μέσω σχετικού ηλεκτρονικού συνδέσμου αναρτημένου στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), κάνοντας χρήση των προσωπικών κωδικών διαπιστευτηρίων της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. (κωδικοί TAXISnet).

Κάθε φυσικό πρόσωπο μπορεί να δημιουργήσει ραντεβού με τη διαδικασία που περιγράφεται στο παρόν, για λογαριασμό άλλου προσώπου. Στην περίπτωση αυτή, το φυσικό πρόσωπο οφείλει να καταχωρίσει τα στοιχεία του προσώπου που θα λάβει μέρος στην τηλεδιάσκεψη, ενώ για τη διενέργεια της τηλεδιάσκεψης προϋπόθεση είναι να εμφανισθεί το πρόσωπο για λογαριασμό του οποίου έχει δημιουργηθεί το ραντεβού.

Το φυσικό πρόσωπο επιλέγει αρχικά τη θεματική κατηγορία και στη συνέχεια την υπηρεσία για την οποία επιθυμεί να εξυπηρετηθεί. Μετά την επιλογή της υπηρεσίας, εμφανίζεται πεδίο που παρέχει τη δυνατότητα επιλογής της γεωγραφικής περιοχής μόνιμης διαμονής του. Το φυσικό πρόσωπο συμπληρώνει τον ταχυδρομικό κωδικό, ο οποίος αντιστοιχεί στη διεύθυνση μόνιμης διαμονής στην περίπτωση των μισθωτών και αντίστοιχα τον ταχυδρομικό κωδικό που ασκεί την δραστηριότητα, στην περίπτωση των μη μισθωτών και οδηγείται στο αντίστοιχο σύστημα κράτησης, εντός του οποίου επιλέγει την αρμόδια Περιφερειακή Υπηρεσία Συντονισμού & Υποστήριξης (εφεξής ΠΥΣΥ) για τη διεκπεραίωση του αιτήματός του.

Έπειτα, επιλέγει ημέρα και ώρα που επιθυμεί να εξυπηρετηθεί και καταχωρίζει τα ακόλουθα στοιχεία του προσώπου που θα λάβει μέρος στην τηλεδιάσκεψη:
α) Ονοματεπώνυμο,
β) Ηλεκτρονική διεύθυνση (email),
γ) Τηλέφωνο επικοινωνίας,
δ) Διεύθυνση μόνιμης διαμονής στην περίπτωση των μισθωτών και αντίστοιχα τη διεύθυνση που ασκεί τη δραστηριότητα στην περίπτωση των μη μισθωτών
ε) Αριθμός ΑΜΚΑ (Αριθμός Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης),
στ) Ταχυδρομικό Κωδικό Περιοχής Κατοικίας στην περίπτωση των μισθωτών και αντίστοιχα τον Ταχυδρομικό Κωδικό που ασκεί τη δραστηριότητα στην περίπτωση των μη μισθωτών.

Με την καταχώριση του αιτήματος αποστέλλεται από την πλατφόρμα ηλεκτρονικό μήνυμα «ενημέρωσης για επερχόμενο ραντεβού» στην ηλεκτρονική ταχυδρομική διεύθυνση που δήλωσε το φυσικό πρόσωπο . Στο μήνυμα ενημέρωσης περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων ο σύνδεσμος για τη συμμετοχή του αιτούντα στη τηλεδιάσκεψη με αρμόδιο υπάλληλο του eΕΦΚΑ καθώς και σύνδεσμος με τα δικαιολογητικά που απαιτείται να προσκομίσει, τηλέφωνα επικοινωνίας και email στο οποίο θα αποστείλει τα δικαιολογητικά.

Η κράτηση μπορεί να προγραμματισθεί εκ νέου, να ακυρωθεί ή να καταχωρισθεί νέα για την παροχή νέας υπηρεσίας, ακολουθώντας την προβλεπόμενη διαδικασία.

Λίγο πριν την έναρξη του προγραμματισμένου ραντεβού, αποστέλλεται εκ νέου μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση , μήνυμα για το ραντεβού αντίστοιχο με το αρχικό. Τα περιεχόμενα των μηνυμάτων είναι ενημερωτικά για το φυσικό πρόσωπο και δύναται να περιέχουν διαφορετική πληροφορία. Την προγραμματισμένη ώρα του ραντεβού, το φυσικό πρόσωπο πρέπει να ενεργοποιήσει το σύνδεσμο που αναγράφεται στο σχετικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συνδεθεί στην πλατφόρμα της τηλεδιάσκεψης.

Για την εξυπηρέτηση του φυσικού προσώπου μέσω τηλεδιάσκεψης διατίθεται στην αρχική σελίδα της ειδικής πλατφόρμας εγχειρίδιο χρήσης της υπηρεσίας.

3. Διενέργεια τηλεδιάσκεψης

Την προγραμματισμένη ημέρα και ώρα, το φυσικό πρόσωπο ενεργοποιεί τον σύνδεσμο που έχει λάβει στη διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το φυσικό πρόσωπο, πριν την έναρξη της τηλεδιάσκεψης, οφείλει να έχει διαθέσιμα τα απαραίτητα στοιχεία ταυτοποίησής του, τα οποία θα πρέπει να ελέγξει ο αρμόδιος υπάλληλος της περιφερειακής υπηρεσίας χωρικής αρμοδιότητας της εκάστοτε ΠΥΣΥ, σύμφωνα με τις τηρούμενες από τον e-ΕΦΚΑ διαδικασίες.

Κατά τη διενέργεια της τηλεδιάσκεψης, ο αρμόδιος υπάλληλος της ΠΥΣΥ προβαίνει σε έλεγχο των στοιχείων ταυτότητας του φυσικού προσώπου που αιτείται την παροχή διοικητικών υπηρεσιών ή τη διεκπεραίωση υπόθεσής του με βάση το έγγραφο ταυτοποίησης που του επιδεικνύει το φυσικό πρόσωπο.

Μετά το πέρας της διαδικασίας ταυτοποίησης, η τηλεδιάσκεψη δύναται να συνεχιστεί είτε με εικόνα και ήχο είτε μόνο με ήχο.

4. Εξειδίκευση στοιχείων λειτουργίας της πλατφόρμας

Το φυσικό πρόσωπο, επιλέγοντας την περιφερειακή υπηρεσία ΠΥΣΥ, κατευθύνεται από την πλατφόρμα προς εξυπηρέτηση σε υπάλληλο της συγκεκριμένης περιφερειακής υπηρεσίας.

Μεταξύ των ραντεβού των φυσικών προσώπων που εξυπηρετούνται από τον ίδιο υπάλληλο, διατηρείται χρονική απόσταση ικανή για να ολοκληρωθεί μια τηλεδιάσκεψη πριν αρχίσει η επόμενη.

Οι ώρες και οι μέρες των διαθέσιμων ραντεβού είναι παράμετροι του συστήματος και δύναται να ληφθούν υπόψη περιορισμοί στο ωράριο και στη διαθεσιμότητα του υπαλλήλου ανά χρονικά διαστήματα ανά θέση εργασίας.

Το σύστημα παραμετροποιείται κατάλληλα, ώστε να λαμβάνεται υπόψη το ωράριο λειτουργίας των περιφερειακών υπηρεσιών των ΠΥΣΥ.

Στην πλατφόρμα ορίζονται ειδικοί ρόλοι διαχειριστών από τις αρμόδιες Υπηρεσίες της Κεντρικής Διοίκησης και τις αντίστοιχες ΠΥΣΥ με τις Δομές αρμοδιότητάς τους καθώς και από τη Διεύθυνση Υποστήριξης Λειτουργίας Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Οι διαχειριστές έχουν την ευθύνη παραμετροποίησης και προσαρμογής της πλατφόρμας σύμφωνα με τις υπηρεσιακές και επιχειρησιακές ανάγκες που ενδέχεται να προκύψουν κατά την παραγωγική λειτουργία.

5. Θεματικές κατηγορίες παρεχόμενων υπηρεσιών

Οι υπηρεσίες που παρέχονται οργανώνονται στις ακόλουθες θεματικές κατηγορίες:
Τμήμα Παροχών
1. Επίδομα ασθενείας
2. Επίδομα μητρότητας
3. Ηλεκτρονική Αίτηση Εξόδων Κηδείας (συνταξιούχων και μισθωτών τ.ΙΚΑ)
Τμήμα Μητρώου και Ασφαλιστικού Βίου
4. Βεβαίωση ασφάλισης (Χρόνου ασφάλισης Προϋπηρεσία)
5. Αλλαγή στοιχείων Μητρώου
6. Ασφαλιστική Ικανότητα
7. Απογραφή Ασφαλισμένου
8. Έκδοση Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασφάλισης (ΕΚΑ)
9. Βεβαίωση Απογραφής Τμήμα Συντάξεων Πληρωμών
10. Αίτηση μηνιαίου ενημερωτικού σημειώματος σύνταξης
11. Παρακολούθηση πορείας αίτησης συνταξιοδότησης.
Τμήμα Διοικητικού Πληροφόρησης Πολιτών
12. Παραλαβή Απόφασης ΚΕΠΑ

6. Αναπροσαρμογή θεματικών κατηγοριών

Με απόφαση του Διοικητή του eΕΦΚΑ δύναται να αναπροσαρμόζονται ή να τροποποιούνται οι θεματικές κατηγορίες των παρεχομένων υπηρεσιών λαμβάνοντας υπόψη τόσο τις ανάγκες εξυπηρέτησης των φυσικών προσώπων όσο και των ΠΥΣΥ και των δομών χωρικής τους αρμοδιότητας.

7. Ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων

Για τους σκοπούς εφαρμογής της παρούσης, ο Ηλεκτρονικός Εθνικός Φορέας Κοινωνικής Ασφάλισης (e-ΕΦΚΑ) και η Γενική Γραμματεία Πληφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης λειτουργούν ως Υπεύθυνοι Επεξεργασίας, σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΔΠ), έκαστος για τους δικούς του σκοπούς. Αμφότεροι οφείλουν να τηρούν όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (ΓΚΠΔ), καθώς και τις διατάξεις του ν. 4624/2019 (Α’ 137).

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία θα υποβληθούν σε επεξεργασία από τον e-ΕΦΚΑ είναι τα απολύτως απαραίτητα προκειμένου να οριστεί η τηλεδιάσκεψη (ραντεβού) και συγκεκριμένα τα στοιχεία του προσώπου που θα λάβει μέρος στην τηλεδιάσκεψη. Περαιτέρω, κατά τη διάρκεια της διαδικτυακής συνάντησης συλλέγονται μεταδεδομένα, τα οποία παράγονται κατά τη χρήση της πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης και είναι απαραίτητα για τη διάγνωση των ανακυπτόντων τεχνικών ζητημάτων και συνακόλουθα την τεχνική υποστήριξη της πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης. Τα μεταδεδομένα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για σκοπούς στατιστικούς και για την υποστήριξη της λειτουργίας της πλατφόρμας, αφού προηγουμένως ανωνυμοποιηθούν και διατηρούνται για 3 μήνες στην πλατφόρμα.

Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από τον e-ΕΦΚΑ είναι η λειτουργία της ειδικής σύγχρονης πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης (videoconference) με την ονομασία «myΕfka.Live.gov.gr». Νομική βάση της επεξεργασίας είναι η περ. γ, της παρ. 1 του άρθρου 6 του ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις του ν. 4387/2016, του άρθρου 57 του π.δ. 8/2019 και της παρ. 19 του άρθρου 107 του ν. 4727/2020.

H ΓΓΠΣΔΔ επεξεργάζεται τα απαραίτητα δεδομένα για την αυθεντικοποίηση του συμμετέχοντος στην διαδικτυακή συνάντηση. Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από τη ΓΓΠΣΔΔ είναι η αυθεντικοποίηση του φυσικού προσώπου που θα συμμετάσχει στη διαδικτυακή συνάντηση. Νομική βάση της επεξεργασίας είναι η περ. γ, της παρ. 1 του άρθρου του 6 ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις του ν. 4727/2020 και ιδίως τις διατάξεις των άρθρων 22, 24, 84, 107 παρ. 19 του νόμου αυτού.

Τα προσωπικά δεδομένα που υποβάλλονται προς το σκοπό της τηλεδιάσκεψης και αναφέρονται στην παρ. 4 του άρθρου 2, διαγράφονται τρεις μήνες μετά την ημερομηνία δημιουργίας της διαδικτυακής συνάντησης.

Τα Υποκείμενα των Δεδομένων έχουν δικαίωμα να λάβουν επιβεβαίωση από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας για το αν και κατά πόσον προσωπικά δεδομένα που τους αφορούν υφίστανται επεξεργασία (δικαίωμα πρόσβασης). Επιπλέον, μπορούν να ασκούν τα δικαιώματα διόρθωσης ανακριβών δεδομένων που τα αφορούν, διαγραφής και περιορισμού της επεξεργασίας. Προβλέπεται, επίσης, δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

O e-ΕΦΚΑ και το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχουν την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών μέτρων ασφάλειας των πληροφοριών και, κατ’ ελάχιστον, την καταγραφή και παρακολούθηση των προσβάσεων, τη διασφάλιση ιχνηλασιμότητας και την προστασία των διακινούμενων δεδομένων, προσωπικού ή μη χαρακτήρα, από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.

Κατά τη διενέργεια της τηλεδιάσκεψης και τη διεκπεραίωση κάθε διαδικασίας που αφορά στην εξυπηρέτηση των φυσικών προσώπων και περιγράφεται στην παρούσα απόφαση, οι αρμόδιες περιφερειακές υπηρεσίες ΠΥΣΥ εφαρμόζουν όλα τα οργανωτικά μέτρα που ορίζονται στα προηγούμενα άρθρα. Οι διαχειριστές και χρήστες του πληροφοριακού συστήματος «myΕfkaLive» έχουν την υποχρέωση χρήσης των λαμβανομένων πληροφοριών αποκλειστικά και μόνον για τον σκοπό που περιγράφεται στην παρούσα απόφαση.

Σε καμία περίπτωση δεν διενεργείται καταγραφή ή αποθήκευση της εικόνας, του ήχου ή άλλων δεδομένων που λαμβάνονται κατά την τηλεδιάσκεψη.