Interamerican: Το Procurement στρατηγικός πυλώνας ανάπτυξης

Στο σύγχρονο, έντονα ανταγωνιστικό περιβάλλον της ασφαλιστικής αγοράς, η αποτελεσματικότητα ενός οργανισμού δεν κρίνεται πλέον μόνο από τα προϊόντα του, αλλά από το πόσο στρατηγικά διαχειρίζεται τους πόρους και τους συνεργάτες του. Το τμήμα Procurement (Προμηθειών) έχει πάψει προ πολλού να αποτελεί μια απλή υποστηρικτική λειτουργία ελέγχου δαπανών και έχει μετεξελιχθεί σε έναν ζωτικό μηχανισμό δημιουργίας αξίας και διαχείρισης κινδύνων.

Στη συνέντευξη που ακολουθεί, η Φιλίππα Σκαμάγκου, Procurement Leader του Ομίλου Interamerican, μας εισάγει στη στρατηγική φιλοσοφία της εταιρείας. Εξηγεί πώς οι προμήθειες λειτουργούν πλέον ως μοχλός βιώσιμης ανάπτυξης, ενσωματώνοντας αυστηρά κριτήρια ESG στην επιλογή συνεργατών και υιοθετώντας ένα απόλυτα data-driven μοντέλο λήψης αποφάσεων.

Με ιδιαίτερο ενδιαφέρον για τον ασφαλιστικό κλάδο, η κα Σκαμάγκου αναλύει τον κεντρικό ρόλο του Procurement στη διαχείριση του vendor risk και στην επιχειρησιακή συνέχεια, ενώ υπογραμμίζει τον έντονα cross-functional χαρακτήρα του, καθώς διασυνδέει τμήματα όπως το Finance, το IT και το Claims.

Μέσα από τη συζήτησή μας, αναδεικνύεται η «μεγάλη εικόνα» ενός οργανισμού που επενδύει στην τεχνολογία και στις στρατηγικές συνεργασίες για να διασφαλίσει τη μέγιστη προστιθέμενη αξία για τους μετόχους και τους πελάτες του.

Πώς τοποθετείται στρατηγικά το Procurement μέσα στον οργανισμό; Λειτουργεί περισσότερο ως cost-control ή ως value-creation function; Υπάρχει συμμετοχή του Procurement σε early-stage projects;

Το Procurement αποτελεί στρατηγική λειτουργία του οργανισμού, με ενεργό ρόλο στην ενίσχυση της αποδοτικότητας, τη διαχείριση κινδύνων και τη βιώσιμη ανάπτυξη μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης προμηθευτών και πόρων.

Δεν λειτουργεί μόνο ως cost-control function, αλλά και ως μοχλός δημιουργίας αξίας, μέσα από στρατηγικές συνεργασίες με προμηθευτές, καινοτομία και συνεχή βελτιστοποίηση διαδικασιών.

Συμμετέχει σε early-stage projects, συμβάλλοντας στον σχεδιασμό λύσεων, στην επιλογή προμηθευτών και στη βελτιστοποίηση κόστους, ποιότητας και χρόνου υλοποίησης.

Διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στη διαχείριση κινδύνων (risk management) της εφοδιαστικής αλυσίδας, εντοπίζοντας πιθανούς κινδύνους που σχετίζονται με προμηθευτές. Παράλληλα, το Procurement συμβάλλει στη στρατηγική outsourcing, αξιολογώντας ποιες δραστηριότητες είναι πιο αποδοτικό να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες, διασφαλίζοντας παράλληλα ποιότητα υπηρεσιών, έλεγχο κόστους και σωστή διαχείριση συμβάσεων.

Επιπλέον, υποστηρίζει τους στόχους βιωσιμότητας του Ομίλου Interamerican, ενσωματώνοντας κριτήρια ESG στην επιλογή και αξιολόγηση προμηθευτών, προωθώντας υπεύθυνες πρακτικές προμήθειας και μειώνοντας το περιβαλλοντικό αποτύπωμα της εφοδιαστικής αλυσίδας.

Υπάρχει κεντρικοποιημένο procurement ή decentralized μοντέλο; Ποια είναι η πολιτική αξιολόγησης και επιλογής προμηθευτών και πόσο συχνά γίνονται supplier reviews;

Το Procurement λειτουργεί με κεντρικοποιημένο μοντέλο, όπου οι προμήθειες, οι διαπραγματεύσεις και η διαχείριση προμηθευτών πραγματοποιούνται από μια κεντρική ομάδα σε επίπεδο οργανισμού. Το μοντέλο αυτό διασφαλίζει ενιαία στρατηγική, καλύτερο έλεγχο κόστους και κινδύνων, καθώς και μεγαλύτερη διαπραγματευτική δύναμη με τους προμηθευτές.

Υπάρχει σαφής πολιτική αξιολόγησης και επιλογής προμηθευτών, η οποία βασίζεται σε κριτήρια όπως κόστος, ποιότητα, αξιοπιστία, οικονομική σταθερότητα, συμμόρφωση με κανονισμούς και κριτήρια ESG/sustainability. Συχνά εφαρμόζονται διαδικασίες όπως RFQ/RFP, due diligence και supplier scoring.

Τα supplier reviews πραγματοποιούνται σε τακτική βάση (π.χ. ετήσια ή διετής για κρίσιμους προμηθευτές), με αξιολόγηση της απόδοσης σε ποιότητα, χρόνους παράδοσης, κόστος και συνεργασία, ενώ παράλληλα ελέγχεται η στοιχειοθέτηση των συμβάσεων με διαβαθμισμένο ρίσκο για λόγους μετριασμού. Την ίδια στιγμή, εφαρμόζονται sustainability scorecards για την αξιολόγηση της περιβαλλοντικής και κοινωνικής επίδοσης των προμηθευτών, ενισχύοντας την ευθυγράμμιση με τους στόχους βιωσιμότητας του οργανισμού.

Χρησιμοποιείτε κάποιο e-procurement / SRM σύστημα; Πόσο data-driven είναι οι αποφάσεις αγορών; Υπάρχει χρήση analytics για cost forecasting;

Η ομάδα χρησιμοποιεί σύγχρονο e-procurement σύστημα για τη διαχείριση προμηθειών και προμηθευτών (λύση end-to-end) εξασφαλίζοντας διαφάνεια και αποτελεσματικότητα, ενώ οι αποφάσεις αγορών είναι data-driven. Οι επιλογές προμηθευτών, οι αγορές και οι στρατηγικές αποφάσεις λαμβάνονται με βάση αριθμητικά δεδομένα, όπως:

• κόστος προμηθειών

• απόδοση προμηθευτών (π.χ. ποιότητα, χρόνοι παράδοσης)

• ιστορικά στοιχεία παραγγελιών

• τάσεις αγοράς

Η αναλυτική επεξεργασία αυτών των δεδομένων (analytics) επιτρέπει προβλέψεις, καλύτερη διαπραγμάτευση και μείωση κινδύνων.

Παράλληλα, η ανάλυση κόστους και το cost forecasting πραγματοποιούνται σε συνεργασία με το τμήμα Controlling, επιτρέποντας πρόβλεψη μεταβολών, βελτιστοποίηση προϋπολογισμών και υποστήριξη στρατηγικών αποφάσεων.

Πώς διαχειρίζεστε τον vendor risk; Υπάρχουν ESG criteria στην επιλογή προμηθευτών; Πώς αξιολογείται η επιχειρησιακή συνέχεια των βασικών συνεργατών;

Ο κίνδυνος που σχετίζεται με τους προμηθευτές (vendor risk) διαχειρίζεται μέσω συστηματικής αξιολόγησης των προμηθευτών –τόσο σε οικονομικό όσο και σε ποιοτικό επίπεδο– με στόχο τον έγκαιρο εντοπισμό πιθανών κινδύνων και την ανάπτυξη κατάλληλων στρατηγικών μετριασμού τους (risk mitigation). Οι κίνδυνοι μπορεί να είναι: καθυστερήσεις στην παράδοση υπηρεσιών, χαμηλή ποιότητα, τεχνολογικά προβλήματα ή ζητήματα ασφάλειας δεδομένων.

Η διαχείριση γίνεται με συμβάσεις SLA (Service Level Agreements), exit plans, BCP και άλλα εργαλεία.

Τα ESG κριτήρια (Environmental, Social, Governance) αποτελούν βασικό μέτρο για την αξιολόγηση της βιωσιμότητας και υπευθυνότητας ενός οργανισμού ή προμηθευτή και εντάσσονται στα κριτήρια επιλογής συνεργατών. Οι υφιστάμενοι προμηθευτές αξιολογούνται και επαναξιολογούνται τακτικά, ενώ πραγματοποιούνται ενέργειες ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης από την πλευρά μας, με στόχο τη συνεχή βελτίωση και εξέλιξη της ESG απόδοσής τους.

Ταυτόχρονα, ελέγχονται συνεχώς κρίσιμες υπηρεσίες και υπάρχουν σχέδια αντιμετώπισης έκτακτων καταστάσεων, με στόχο να διασφαλιστεί ότι οι βασικοί συνεργάτες υπηρεσιών δεν θα επηρεάσουν τη λειτουργία της εταιρείας σε περίπτωση προβλήματος.

Ποια είναι τα βασικά KPIs της ομάδας Procurement; Μετράτε savings, cost avoidance ή value contribution;

Τα βασικά KPIs της ομάδας Procurement περιλαμβάνουν δείκτες όπως cost savings, cost avoidance, value creation, ποιότητα προμηθευτών, χρόνοι παράδοσης, compliance και risk management.

Οι μετρήσεις περιλαμβάνουν τόσο savings και cost avoidance, όσο και value contribution, αξιολογώντας τη συνολική προστιθέμενη αξία των προμηθειών για τον οργανισμό.

Ποιο είναι το επόμενο βήμα εξέλιξης για κάποιον στο Procurement; Πόσο cross-functional είναι ο ρόλος (Finance, IT, Claims, Operations);

Το επόμενο βήμα εξέλιξης στο Procurement συνήθως περιλαμβάνει την ανάληψη στρατηγικών projects, διαχείριση μεγαλύτερων κατηγοριών προμηθειών ή ηγετικού ρόλου στην ομάδα, ενισχύοντας δεξιότητες όπως leadership, διαπραγμάτευση, στρατηγική σκέψη και διαχείριση κινδύνων.

Ο ρόλος του Procurement είναι έντονα cross-functional, καθώς απαιτεί συνεργασία και συντονισμό με Finance, IT, Claims, Operations και άλλα τμήματα, προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματική διαχείριση κόστους, η συμμόρφωση με πολιτικές, η βελτιστοποίηση διαδικασιών και η μέγιστη προστιθέμενη αξία για τον οργανισμό.

Η εμπλοκή σε διεπιστημονικά projects, με τη συνεργασία πολλών τμημάτων, δίνει την ευκαιρία στον επαγγελματία να αποκτήσει ολιστική αντίληψη της λειτουργίας της εταιρείας και να συμβάλει στρατηγικά στην ανάπτυξη και βιωσιμότητα του οργανισμού.

Μέσα από αυτή τη συνεργασία ο buyer μπορεί να βλέπει τη μεγάλη εικόνα της εταιρείας, να καταλάβει πώς συνδέονται οι διαδικασίες. Στην πράξη, δεν μαθαίνει μόνο για τις αγορές αλλά αντιλαμβάνεται πώς συνδέονται οι διαδικασίες, κατανοεί την τεχνολογία, τις διαδικασίες και τη στρατηγική.